Desde el 9 de noviembre de 2023 se puede firmar ante notario por videoconferencia en España a través del Portal Notarial del Ciudadano, la plataforma oficial del Consejo General del Notariado. Lo permite la Ley 11/2023 para una lista cerrada de actos: poderes para pleitos y actos concretos, constitución de sociedades, pólizas mercantiles, cancelaciones de hipoteca o revocaciones de poderes, entre otros. Necesitas un medio de identificación electrónica (certificado digital, DNIe o Cl@ve) y firma electrónica cualificada, que la propia plataforma te permite obtener gratis. El trámite completo puede resolverse en 24-72 horas y funciona igual si estás en Madrid, Berlín o Buenos Aires.
Qué es el Portal Notarial del Ciudadano
El Portal Notarial del Ciudadano es la sede electrónica del Notariado español. No es una empresa privada ni una notaría concreta: es la plataforma común por la que cualquier ciudadano puede elegir libremente notario en toda España, enviarle documentación, celebrar la videoconferencia de otorgamiento y firmar electrónicamente. La videoconferencia se hace dentro de la plataforma, no por Zoom ni Teams, porque el sistema tiene que garantizar la identificación del firmante y la integridad de la comunicación.
La base legal es la Ley 11/2023, de 8 de mayo, que traspuso la directiva europea de digitalización societaria y añadió el artículo 17 ter a la Ley del Notariado de 1862. El protocolo electrónico notarial entró en funcionamiento el 9 de noviembre de 2023: los documentos firmados así generan copia autorizada electrónica que circula entre notarías, registros y administraciones sin papel.
Qué trámites se pueden firmar por videoconferencia
La lista del artículo 17 ter es cerrada. Admite:
- Pólizas mercantiles: préstamos, créditos, leasing, avales. La póliza se firma con el banco por medios electrónicos y el notario interviene a distancia.
- Constitución de sociedades, nombramientos de cargos y apoderamientos mercantiles. Una SL puede constituirse íntegramente online; si eres socio extranjero, mira constituir una SL como extranjero.
- Poderes de representación procesal (para pleitos) y poderes para actuar ante las Administraciones Públicas.
- Poderes para actos concretos: vender un inmueble determinado, aceptar una herencia identificada, comprar una vivienda concreta. Es la puerta que usan los residentes en el extranjero para operar en España; lo contamos en poderes notariales internacionales online.
- Revocación de poderes, salvo los preventivos.
- Cartas de pago y cancelaciones de garantías, incluida la cancelación registral de una hipoteca ya pagada.
- Actas de junta general de sociedades y actas de referencia.
- Testimonios de legitimación de firmas.
- Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio.
- Testamentos, únicamente en situación de epidemia declarada con confinamiento, una previsión heredada de la pandemia.
- La conciliación, si el notario lo estima adecuado.
Qué trámites NO admite
Todo lo que no está en la lista queda fuera y exige presencia física (propia o por apoderado):
- Compraventas de inmuebles y, en general, las escrituras que transmiten bienes.
- Hipotecas y demás préstamos con garantía real: el prestatario pasa además por el acta previa de la Ley 5/2019, presencial.
- Testamentos ordinarios. El testamento sigue siendo un acto presencial.
- Poderes generales y poderes preventivos, excluidos expresamente.
- Donaciones, capitulaciones matrimoniales, aceptaciones de herencia.
La lógica del legislador: los actos con mayor trascendencia patrimonial o personal mantienen la inmediación física. Para casi todos ellos existe el rodeo clásico, un poder para acto concreto (que sí se firma por videoconferencia) más un apoderado que firma presencialmente.
Requisitos técnicos y de identificación
- Identificación electrónica de las previstas en el artículo 9 de la Ley 39/2015: DNI electrónico, certificado digital cualificado (por ejemplo el de la FNMT) o Cl@ve. Los residentes en el extranjero pueden obtener el certificado FNMT acreditando identidad en el Consulado de España, o usar un certificado cualificado emitido en la UE.
- Firma electrónica cualificada para firmar el documento. Si no la tienes, el artículo 17 ter prevé que puedas dotarte de una gratuitamente en la propia sede electrónica notarial durante el proceso. En la práctica, el notario te la emite en la misma videoconferencia.
- Equipo básico: ordenador o móvil con cámara, micrófono y conexión estable. La plataforma funciona en navegador.
- NIE o DNI. Los extranjeros que firmen actos con trascendencia fiscal en España (poderes para comprar, heredar, constituir sociedad) necesitan NIE.
Los pasos, uno a uno
- Regístrate en el Portal Notarial del Ciudadano con tu certificado, DNIe o Cl@ve.
- Elige notario. La elección es libre en todo el territorio: puedes firmar con un notario de Sevilla viviendo en Múnich. Si trabajas con nosotros, te proponemos notarios colegiados habituados a otorgantes en el extranjero.
- Abre el expediente y sube la documentación: tu identificación, la minuta o borrador del documento y lo que el acto requiera (estatutos de la SL, datos de la finca, certificado bancario de deuda cero para una cancelación).
- El notario revisa y cita. Antes de la videoconferencia comprueba la legalidad del acto y prepara el documento. Si algo no encaja (un poder general camuflado de especial, facultades confusas), lo corrige contigo o deniega la autorización.
- Videoconferencia de otorgamiento. El notario te identifica, verifica tu capacidad, lee el documento y resuelve dudas. Es el mismo control que en la mesa de la notaría, con la cámara de por medio.
- Firma electrónica. Firmas con tu firma cualificada dentro de la plataforma; el notario autoriza el documento con la suya y lo incorpora al protocolo electrónico.
- Copia autorizada electrónica. La recibes en el portal y el notario puede remitirla telemáticamente al registro, al banco o a la administración de destino. Si necesitas copia en papel, cualquier notaría puede trasladarla.
Con la documentación clara y el certificado digital operativo, entre el registro en el portal y la copia autorizada pueden pasar 24-72 horas.
Videoconferencia, consulado o presencial: cuál te conviene
| Videoconferencia (Portal Notarial) | Consulado de España | Presencial en notaría | |
|---|---|---|---|
| Dónde estás tú | En cualquier país, con internet | En el país del consulado, con cita | En España |
| Plazo orientativo | 24-72 horas con certificado digital | 2 a 8 semanas según la cita | Días, según agenda de la notaría |
| Requisito clave | Certificado digital, DNIe o Cl@ve | Pasaporte o DNI y desplazamiento | Documento de identidad |
| Actos admitidos | Lista cerrada del artículo 17 ter | Cualquier acto notarial | Cualquier acto notarial |
| Formato del documento | Copia autorizada electrónica inmediata | Papel, hay que enviarlo a España | Papel o copia electrónica |
Tres situaciones típicas donde la videoconferencia gana con claridad:
- El emigrante con una venta en marcha. Firmó arras su hermano apoderado verbalmente confiado, la escritura es en tres semanas y el consulado da cita en seis. El poder de venta por videoconferencia llega a tiempo; el consular, no.
- El fundador extranjero de una SL. Puede otorgar la constitución o el apoderamiento mercantil por videoconferencia sin pisar España, y encadenarlo con el alta por CIRCE.
- Quien terminó de pagar su hipoteca hace años y vive fuera. La cancelación registral de la garantía está en la lista del 17 ter: certificado de deuda cero del banco, videoconferencia y al registro.
Documentos que necesitas
- DNI, NIE o pasaporte en vigor (y NIE para actos con trascendencia fiscal si eres extranjero).
- Certificado digital, DNIe o Cl@ve para acceder e identificarte.
- Minuta o borrador del documento a firmar, con facultades y datos completos.
- Documentación del acto concreto: estatutos y certificado de denominación para una SL, datos registrales de la finca para un poder de venta, certificado de deuda pendiente cero para cancelar una hipoteca.
Errores que invalidan el trámite
- Pedir por videoconferencia un acto excluido. Una compraventa, un testamento ordinario o un poder general se denegarán. Revisa la lista antes de empezar.
- Identificarte con un certificado caducado o de otra persona. La identificación electrónica es personal; un certificado de tu empresa o de un familiar no sirve para otorgar en tu nombre.
- Redactar el poder "para todo". Los poderes por videoconferencia deben ser para actos concretos. Facultades genéricas llevan a la denegación o a un poder inútil ante el registrador.
- Conexión o equipo inadecuados. Si el notario no puede identificarte con certeza por fallos de imagen o sonido, debe suspender el otorgamiento.
- Confundir el Portal Notarial con webs privadas. La videoconferencia notarial solo existe dentro de la plataforma oficial del Notariado. Nadie puede autorizarte una escritura por Zoom.
Preguntas frecuentes
¿Tiene la misma validez que firmar en la notaría?
Sí. El documento autorizado por videoconferencia es un instrumento público idéntico en efectos al presencial: mismo protocolo (electrónico), misma fe pública, misma eficacia ante registros, bancos y tribunales.
¿Puedo firmar desde el extranjero?
Sí, y es uno de sus mayores usos. La ley no exige estar en España en el momento del otorgamiento. Un residente en México o Alemania puede firmar un poder para vender su piso español sin cita consular ni apostilla.
¿Cuánto cuesta firmar por videoconferencia?
El arancel notarial es el mismo que en el otorgamiento presencial del mismo documento; la videoconferencia no lleva sobrecoste legal. Un poder ronda cifras modestas (decenas de euros de arancel); la constitución de una SL, su arancel correspondiente.
¿Qué pasa si no tengo certificado digital?
Necesitas al menos un medio de identificación del artículo 9 de la Ley 39/2015 para entrar (certificado, DNIe o Cl@ve). La firma cualificada, en cambio, puede emitírtela gratis la propia sede electrónica notarial durante el trámite. Si no tienes nada, el primer paso es obtener Cl@ve o el certificado FNMT; desde el extranjero, vía consulado.
¿Puedo elegir cualquier notario de España?
Sí. La Ley 11/2023 consagra la libre elección de notario en todo el territorio nacional para los otorgamientos por videoconferencia, sin límite de demarcación.
¿Y si mi trámite no está en la lista?
Queda la combinación poder + apoderado: firmas por videoconferencia un poder para ese acto concreto y una persona de confianza firma presencialmente la escritura. Así se venden pisos y se aceptan herencias desde el extranjero, como el caso de comprar casa a distancia.
Firma esta semana, sin desplazarte
Notaría Online coordina otorgamientos por videoconferencia con notarios colegiados: revisamos que tu trámite encaje en el artículo 17 ter, preparamos la minuta, te ayudamos con el certificado digital si te falta y organizamos la cita. Si tu acto no admite videoconferencia, montamos la alternativa con poder y apoderado. Cuéntanoslo en poderes notariales internacionales online y te confirmamos plazo y coste.
Contenido orientativo, no constituye asesoramiento jurídico.