Un cliente necesitaba firmar una póliza con su banco. Eran dos firmantes: uno en Madrid y otro en Palma de Mallorca. El de Madrid ya había firmado sin problema, pero el de Palma de Mallorca no encontraba ninguna notaría en la isla que pudiera gestionar la firma de esa póliza a tiempo. Contactó con nosotros. En media hora tenía firmada su póliza.
Este tipo de situaciones se repiten con frecuencia. Las distancias en España y las agendas complicadas hacen que muchos trámites se retrasen. La firma notarial por videoconferencia resuelve estos problemas de forma directa.
La ley que regula estos actos
La Ley 28/2023 regula la firma de documentos notariales por videoconferencia en España. La norma entró en vigor en 2024 y establece el marco legal para que los notarios puedan autorizar escrituras cuando los interesados no se encuentran en la misma ubicación física.
Antes de esta ley solo se permitían en casos excepcionales o durante la pandemia. Ahora es un procedimiento estándar con todas las garantías jurídicas. El documento tiene la misma validez que si se hubiera firmado en la notaría de forma presencial.
El notario debe asegurarse de la identidad del firmante y de que este actúa con plena capacidad. Para ello combina varios métodos de verificación durante la videollamada. El cliente usa normalmente el DNI electrónico o un certificado digital emitido por la FNMT.
Cómo se desarrolla el proceso completo
El primer paso consiste en contactar con la plataforma y explicar el trámite concreto que se necesita. Se facilita un formulario sencillo donde se indican los datos básicos y se adjuntan los primeros documentos.
Una vez recibido el encargo, un equipo revisa la documentación aportada. Si falta algún dato se solicita en menos de 24 horas. Cuando todo está correcto se propone fecha y hora para la videollamada con el notario designado.
El día señalado el cliente se conecta desde cualquier lugar. Solo necesita un ordenador con cámara, micrófono y conexión a internet de al menos 5 Mbps. La plataforma envía un enlace seguro por correo electrónico.
En la videollamada está el notario y en algunos casos el resto de interesados. Se inicia el acto con la verificación de identidad. El cliente muestra el DNI y usa su certificado digital. La conexión se graba para dejar constancia.
El notario lee el texto completo del documento. Explica cada cláusula con detalle. El cliente puede hacer todas las preguntas que necesite. Solo cuando confirma que lo entiende perfectamente se procede a la firma electrónica.
La firma se realiza con el certificado digital. El sistema genera un código de verificación. El notario añade su propia firma electrónica cualificada. El documento queda protocolizado con número de protocolo y se inscribe en el Registro Mercantil o de la Propiedad según corresponda.
En 48 horas el cliente recibe la copia auténtica en formato digital. Si necesita copias en papel se pueden enviar por mensajería urgente. El plazo medio desde el primer contacto hasta tener el documento firmado es de tres días.
Un caso de herencia resuelto en un día
Javier vivía en Gijón. Su padre había fallecido en Córdoba hacía tres meses. La herencia incluía una vivienda y varias cuentas bancarias. El plazo para liquidar el impuesto de sucesiones terminaba en 20 días según la normativa autonómica de Andalucía.
Viajar a Córdoba suponía perder tres días de trabajo y un coste en billetes de tren de 180 euros. Javier contactó con el servicio de notaría online. Envió el certificado de defunción, el testamento y los datos del resto de herederos por email.
Se programó la videollamada para el día siguiente a las 10 de la mañana. Javier se conectó desde su oficina en Gijón. El notario estaba en Sevilla. Su hermano, que vivía en Barcelona, se unió también a la llamada desde su domicilio.
El notario explicó la escritura de aceptación y adjudicación de herencia durante 25 minutos. Detalló cómo se repartían los bienes y las obligaciones fiscales. Javier y su hermano hicieron algunas preguntas sobre las deudas pendientes de la herencia.
Ambos firmaron con sus certificados digitales. El notario protocolizó el documento con el número 456/2024. Javier recibió la copia por email esa misma tarde. Pudo presentar el modelo 650 en la Agencia Tributaria antes de que venciera el plazo y evitar recargos del 5% al 20%.
Este ejemplo muestra cómo se evita el estrés de los desplazamientos cuando el tiempo apremia. El coste total del trámite fue de 145 euros más IVA. Sin este sistema Javier habría tenido que pedir días libres y gastar más de 400 euros entre viajes y alojamiento.
Qué trámites se pueden realizar de esta forma
Los poderes notariales son los más habituales. Tanto poderes generales para pleitos como poderes especiales para vender una vivienda o cobrar una pensión se firman sin problema.
Las actas notariales de requerimiento o de notoriedad también se pueden hacer por videoconferencia. Lo mismo ocurre con las escrituras de renuncia a herencia cuando no hay bienes inmuebles de por medio.
En el ámbito mercantil se pueden constituir sociedades de responsabilidad limitada. Se puede otorgar el depósito de cuentas anuales. Las pólizas de préstamo con aval también entran en esta categoría si todas las partes disponen de certificado digital.
Existen limitaciones. Los testamentos no se pueden otorgar por videoconferencia. Ciertas donaciones de bienes inmuebles requieren la presencia física. Siempre es necesario consultar el caso concreto antes de iniciar el proceso.
Aspectos de seguridad y validez legal
La videollamada se realiza a través de plataformas homologadas que cumplen con el Reglamento eIDAS. Este reglamento europeo garantiza la validez de las firmas electrónicas cualificadas en todo el territorio de la Unión.
Se graba toda la sesión. La grabación se conserva durante cinco años. Cualquier duda sobre si el firmante entendía el documento se puede aclarar revisando la grabación.
El notario está obligado a comprobar que no existe coacción ni error. Si detecta cualquier irregularidad suspende el acto inmediatamente. El precio medio de un poder notarial por videoconferencia es de 55 euros más IVA. Una aceptación de herencia sencilla cuesta 120 euros. Estos importes incluyen la redacción del documento y la firma.
Las empresas también usan este sistema. Una sociedad con sede en Bilbao puede otorgar un poder a un abogado de Valencia sin que nadie se desplace. Se ahorra tiempo y dinero en desplazamientos. En compraventas el notario puede coordinar con los diferentes registros de la propiedad. El documento se envía telemáticamente al registro. El plazo medio de inscripción es de 15 días hábiles.
Para las empresas que necesitan aprobar acuerdos de junta la ley de sociedades de capital permite la celebración por videoconferencia siempre que se cumplan ciertos requisitos de identificación y se levante acta notarial.
Estos trámites se pueden hacer online
Muchos actos notariales se pueden completar enteramente a través de internet. Solo se necesita un dispositivo con cámara y un certificado digital para identificar al firmante.