Si el documento viene de un país que no es parte del Convenio de La Haya de 1961, no se puede apostillar. Para que sirva en España hay que legalizarlo por vía diplomática, que es una cadena de sellos: primero las autoridades del país de origen, que normalmente terminan en su Ministerio de Asuntos Exteriores, y después la embajada o el consulado de España en ese país.
Es más lento que la apostilla porque intervienen varias oficinas. Te explicamos los pasos, la alternativa de hacerlo desde España y los casos en los que no hace falta ni apostilla ni legalización.
Apostilla o legalización: cómo saber cuál necesitas
El Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 sustituyó la legalización por un único sello, la apostilla, entre los países que lo aplican. La mayoría de países de Latinoamérica son parte, igual que todos los de la Unión Europea. Pero no lo son todos los países del mundo, y la lista cambia cuando se incorporan estados nuevos.
Antes de empezar, consulta la tabla de estados parte en la web de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (HCCH). Fíjate en la fecha de entrada en vigor para ese país y en si algún estado ha objetado su adhesión, porque en ese caso la apostilla no vale entre esos dos países.
El país que cuenta es el que emite el documento. Da igual tu nacionalidad o dónde vivas ahora.
La cadena de legalización paso a paso
Cada país organiza sus pasos internos a su manera, pero el esquema suele ser este:
- La autoridad que expidió el documento, o la que la supervisa, certifica la firma del funcionario. En un documento notarial puede intervenir, por ejemplo, el colegio de notarios o el ministerio de justicia del país.
- El Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen legaliza la firma de esa autoridad.
- La embajada o el consulado de España en ese país legaliza la firma del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Con el último sello, el documento ya puede presentarse ante un notario o un registro en España. Cada eslabón certifica la firma del anterior, no el contenido. Si falta uno, la cadena se rompe y el documento no sirve.
Pide información al consulado español antes de iniciar el trámite. Algunos tienen requisitos propios, como cita previa o tasas que se pagan de una forma concreta.
La alternativa desde España
Si ya estás en España con el documento, hay otra vía. Después de los pasos internos en el país de origen, el consulado de ese país en España legaliza el documento y a continuación lo hace el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Es útil cuando el consulado español en el país de origen tiene mucha espera. Confirma antes con el ministerio que acepta esa vía para tu tipo de documento.
Cuándo no hace falta legalizar
Hay supuestos en los que no necesitas ni apostilla ni legalización. El más conocido es el Reglamento (UE) 2016/1191, que suprime la apostilla para ciertos documentos públicos entre estados de la Unión Europea, como los certificados de nacimiento, matrimonio o defunción. Fuera de la Unión, algunos convenios bilaterales o multilaterales que ha firmado España eximen de legalización a determinados documentos.
Tampoco hay que legalizar lo que se firma ante un cónsul español en el extranjero, porque ya es un documento público español. Si tienes que otorgar un poder en un país que no aplica la apostilla, hacerlo en el consulado español te ahorra toda la cadena.
Si el documento va de España a un país que no es parte
El camino es el inverso. Si necesitas que un poder o una escritura firmada ante notario en España surta efecto en un país que no aplica la apostilla, primero el colegio notarial legitima la firma del notario, después intervienen los ministerios españoles que correspondan y al final el consulado de ese país en España. Cada consulado tiene sus propios requisitos y tasas, así que pregunta allí antes de empezar.
Traducción y tiempos
Si el documento no está en español, hará falta traducción jurada. Lo más seguro es traducir el documento completo, con todos los sellos de la legalización, cuando la cadena esté terminada. Si traduces antes, los sellos posteriores se quedan sin traducir.
No hay un plazo fijo para todo el proceso. Depende de cada oficina y de los envíos entre ciudades o países. Si el documento es para una firma con fecha, como una compraventa o una herencia, empieza con margen y no cierres la cita con el notario hasta tener el documento legalizado en la mano.
Ten en cuenta también la vigencia. Algunos documentos, como los certificados de antecedentes penales o de estado civil, solo se aceptan durante unos meses desde su expedición. Si la cadena se alarga, puede que al final te pidan uno más reciente.
En Notaría Online revisamos qué necesita tu documento antes de que inicies la legalización y coordinamos con el notario en España su uso una vez legalizado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo apostillar un documento de un país que no es parte del convenio?
No. La apostilla solo la emiten los países que aplican el convenio. Si el tuyo no lo aplica, toca la legalización por vía diplomática.
¿El consulado español comprueba que el contenido del documento es correcto?
No. Solo legaliza la firma y el sello de la autoridad anterior. El contenido lo valora después el notario o el organismo español que recibe el documento.
¿Vale una fotocopia legalizada?
Para un notario o un registro en España, normalmente no. Se exige el original legalizado o una copia auténtica expedida por la autoridad de origen, también legalizada.