Notaría online vs presencial: ¿cuál elegir?
Desde la Ley 11/2023, de 8 de mayo, que añadió el artículo 17 ter a la Ley del Notariado, algunas escrituras se pueden firmar ante notario por videoconferencia. No es una cuestión de futuro: ya se usa a diario para poderes para actos concretos, constitución de sociedades y cancelaciones de hipoteca.
La pregunta más frecuente es: ¿tiene la misma validez? La respuesta corta es sí. La escritura que firma un notario por videoconferencia con firma electrónica cualificada tiene la misma fuerza probatoria que una firmada en papel en su despacho. Ambas son documentos públicos.
Qué se puede hacer online y qué no
La ley fija una lista cerrada de actos que se pueden firmar por videoconferencia. Entre ellos:
- Poderes para actos concretos, para pleitos y para actuar ante las Administraciones Públicas.
- Revocación de poderes, salvo los preventivos generales.
- Constitución de sociedades y nombramientos mercantiles.
- Cancelación de hipotecas y otras garantías.
- Actas de juntas y legitimación de firmas.
Todo lo demás se firma en persona. Eso incluye los poderes generales y preventivos, los testamentos, las compraventas de inmuebles, las donaciones, la aceptación y adjudicación de herencias y las capitulaciones matrimoniales. Si no puedes ir, puedes dar por videoconferencia un poder especial a alguien que firme por ti.
Base legal de la notaría online
Ley 6/2020: regula los servicios electrónicos de confianza, incluyendo la firma electrónica cualificada con el mismo valor jurídico que la firma manuscrita.
Reglamento eIDAS (UE 910/2014): a nivel europeo, equipara la firma electrónica cualificada a la firma manuscrita en todos los Estados miembros.
Ley del Notariado, artículo 17 ter (Ley 11/2023): permite la comparecencia por videoconferencia ante notario para los actos de su lista, siempre que se garantice la identificación del otorgante y la integridad del documento.
Real Decreto-ley 8/2020 y 11/2020: adoptados durante la pandemia, ampliaron las posibilidades de actuación notarial a distancia. Muchas de esas medidas se han consolidado en la práctica habitual.
Comparación punto por punto
Validez legal. Idéntica. Ambas producen escrituras públicas con presunción de veracidad y fe pública.
Coste (arancel). El mismo. El Real Decreto 1426/1989 fija los aranceles sin distinguir entre actuación presencial u online. Lee más en nuestro artículo sobre cuánto cuesta un notario en España.
Plazos. La notaría online suele ser más rápida. En poderes notariales, el proceso completo puede cerrarse en 48-72 horas. Presencialmente, entre pedir cita y acudir, pueden pasar 5-10 días hábiles.
Comodidad. Online gana por definición. Firmas desde casa o desde cualquier lugar con conexión a internet, cámara y micrófono.
Accesibilidad para residentes en el extranjero. Si vives fuera de España y necesitas firmar un poder para vender un inmueble, aceptar una herencia o constituir una empresa, la opción online te evita un viaje que puede costar más que el trámite. En Notaría Online atendemos a clientes en más de 40 países.
Cuándo elegir notaría presencial
Firma simultánea de compraventa e hipoteca. Cuando comprador, vendedor, banco y notario coinciden en la misma mesa, el cierre es más ágil. Muchos bancos todavía prefieren la firma presencial de la hipoteca.
Personas mayores sin experiencia digital. Si el otorgante no se maneja con videoconferencias o no tiene firma electrónica, la vía presencial es más sencilla.
Testamento cerrado. Por su naturaleza (se entrega un sobre sellado), requiere presencia física.
Cuándo elegir notaría online
Resides fuera de España. Un poder especial para vender un piso o aceptar una herencia, o la constitución de una sociedad, se pueden firmar por videoconferencia sin volar a Madrid o Barcelona.
Tu agenda es complicada. La videoconferencia te permite firmar a una hora convenida, incluso fuera de horario habitual.
Necesitas rapidez. Los trámites online suelen completarse más rápido porque eliminan el desplazamiento y la espera.
Trámites recurrentes. Si gestionas varios poderes o escrituras al año, la vía online te ahorra decenas de horas.
El proceso online paso a paso
1. Contacto y envío de documentación. Nos envías la información del trámite. Evaluamos tu caso y confirmamos viabilidad y coste.
2. Preparación del borrador. El notario redacta el documento y te lo envía para revisión.
3. Firma por videoconferencia. En la fecha acordada, te conectas con el notario. Lee el documento íntegramente (obligación legal), resuelve tus dudas y procedes a firmar con tu certificado electrónico.
4. Expedición de la copia autorizada electrónica. Recibes la copia autorizada en formato electrónico, válida para cualquier registro o administración. Si necesitas copia en papel, se envía por mensajería.
¿Necesito firma electrónica?
Sí, necesitas un certificado electrónico cualificado. En España, los más comunes son el de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y el del DNI electrónico. Si no tienes uno, en Notaría Online te guiamos para obtenerlo: el trámite es gratuito y se completa en 1-3 días.
Si resides fuera de España, puedes usar certificados electrónicos emitidos por prestadores reconocidos en la lista TSL de la UE, conforme al Reglamento eIDAS.
Resumen práctico
Si puedes ir a la notaría sin problema y prefieres el trato en persona, la vía presencial sigue siendo válida. Si vives fuera de España, tu horario es complicado o prefieres no desplazarte, la notaría online te ofrece exactamente el mismo resultado con menos fricción. La elección depende de tu situación, no de la calidad del servicio.